Diese FAQ bündelt die häufigsten Fragen zur Nutzung des Handelsregisters und zu angrenzenden Identitäts- und Verifikationspunkten. Fokus ist ein neutraler, prozessorientierter Überblick, ohne Rechtsberatung.
Die rechtlichen Grundlagen des Handelsregisters liegen im HGB, ergänzt durch FamFG und HRV. Für steuerliche Kennungen (USt-IdNr., Steuernummer) gelten separate Grundlagen.
Wenn Sie rechtliche Entscheidungen treffen müssen, ist die Einzelfallprüfung durch qualifizierte Stellen erforderlich. Diese FAQ liefert nur den Referenzrahmen.
Wenn Sie eine Firma prüfen: Starten Sie mit Registergericht und Registernummer. Prüfen Sie dann die Vertretungsregel und dokumentieren Sie Abrufdatum und Quelle.
Wenn Sie eine USt-IdNr. prüfen: Nutzen Sie VIES für die Gültigkeit und dokumentieren Sie den Prüfnachweis. Für Vertretung ist weiterhin das Handelsregister relevant.
Wenn Angaben widersprüchlich sind: Nutzen Sie den chronologischen Auszug und prüfen Sie die Bekanntmachungen.
Es gibt drei Wege: 1) Online über das ELSTER-Portal (schnellste Option, 1-2 Wochen), 2) Bei Neugründung direkt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, 3) Schriftlich per Brief an das BZSt (2-4 Wochen). Ausführliche Anleitung
Online-Anträge über ELSTER werden meist innerhalb von 1-2 Wochen bearbeitet. Schriftliche Anträge dauern 2-4 Wochen. Die USt-IdNr wird per Post zugestellt. In dringenden Fällen können Sie beim BZSt nachfragen.
Kleinunternehmer nach §19 UStG benötigen nur dann eine USt-IdNr, wenn sie Waren aus anderen EU-Ländern beziehen (Erwerbsschwelle: 12.500 €/Jahr) oder B2B-Dienstleistungen an/aus EU-Ländern erbringen/empfangen. Für rein inländische Geschäfte ist keine USt-IdNr erforderlich.
Für den Antrag benötigen Sie: Ihre Steuernummer, Name/Firma und Anschrift, zuständiges Finanzamt, Rechtsform des Unternehmens. Bei Personengesellschaften zusätzlich Angaben zu den Gesellschaftern.
Nein, die USt-IdNr ist ausschließlich für Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes vorgesehen. Privatpersonen ohne unternehmerische Tätigkeit können keine USt-IdNr erhalten.
Die USt-IdNr muss angegeben werden auf: Rechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen, EU-B2B-Dienstleistungsrechnungen, im Impressum der Website (alternativ Steuernummer), in der Zusammenfassenden Meldung (ZM) an das BZSt.
Die ZM ist eine Meldung an das BZSt, in der alle innergemeinschaftlichen Lieferungen und B2B-Dienstleistungen an EU-Unternehmen aufgelistet werden. Sie enthält die USt-IdNr der Empfänger und die jeweiligen Umsätze. Die Meldung erfolgt monatlich oder vierteljährlich über ELSTER.
Beim Reverse-Charge-Verfahren wird die Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger übertragen. Bei B2B-Dienstleistungen zwischen EU-Ländern stellt der Leistende eine Nettorechnung aus, und der Empfänger führt die Umsatzsteuer in seinem Land ab. Die USt-IdNr beider Parteien muss auf der Rechnung stehen.
Wenn Sie eine USt-IdNr besitzen, sollte sie im Impressum angegeben werden. Alternativ können Sie auch nur die Steuernummer angeben. Unternehmen ohne USt-IdNr geben nur die Steuernummer an. Eine Pflicht zur USt-IdNr im Impressum besteht nur, wenn Sie tatsächlich eine haben.
Es gibt drei offizielle Wege: 1) VIES-System der EU-Kommission (ec.europa.eu/taxation_customs/vies/), 2) BZSt eVatR für einfache Bestätigung, 3) BZSt eVatR für qualifizierte Bestätigung mit Name/Adresse-Abgleich. Mehr zur Prüfung
Die einfache Bestätigung prüft nur, ob die USt-IdNr gültig ist (Ja/Nein). Die qualifizierte Bestätigung prüft zusätzlich, ob Name und Anschrift mit den beim ausländischen Finanzamt hinterlegten Daten übereinstimmen. Letztere dient als rechtssicherer Nachweis.
Die Prüfung sollte vor der ersten Lieferung erfolgen und danach regelmäßig wiederholt werden – mindestens einmal jährlich oder bei jeder größeren Transaktion. Die Dokumentation der Prüfungen muss 10 Jahre aufbewahrt werden.
Ohne nachweisliche Prüfung der USt-IdNr kann das Finanzamt die Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen verweigern und die Umsatzsteuer nachfordern. Die Sorgfaltspflicht zur Prüfung liegt beim liefernden Unternehmen.
Mögliche Ursachen: Tippfehler, technische Probleme, Nummer wurde widerrufen. Prüfen Sie die Eingabe erneut, versuchen Sie es zu einem späteren Zeitpunkt oder kontaktieren Sie das BZSt. Bei Geschäftspartnern: Fragen Sie nach der korrekten Nummer.
Sie können Ihre USt-IdNr beim BZSt erneut anfordern: Online über das ELSTER-Portal, telefonisch unter der BZSt-Hotline, oder schriftlich. Die Nummer bleibt dieselbe – Sie erhalten lediglich eine erneute Bestätigung.
Nein, die USt-IdNr bleibt bei einem Umzug innerhalb Deutschlands unverändert. Sie müssen jedoch die Adressänderung dem BZSt mitteilen. Die Steuernummer (vom Finanzamt) kann sich hingegen ändern, wenn Sie in einen anderen Finanzamtsbezirk ziehen.
Ja, das BZSt kann die USt-IdNr widerrufen bei: Einstellung der unternehmerischen Tätigkeit, Löschung der Steuernummer, Missbrauch der Nummer, Insolvenz des Unternehmens. Sie werden über einen Widerruf schriftlich informiert.
Wenn VIES überlastet ist, nutzen Sie das BZSt-Bestätigungsverfahren (eVatR). Dieses ist oft zuverlässiger erreichbar und bietet mit der qualifizierten Bestätigung sogar mehr Funktionen als VIES.
Wenn Ihre Frage hier nicht beantwortet wurde, finden Sie weitere Informationen in unseren ausführlichen Guides:
