VIES ist der EU-Validierungsdienst zur Prüfung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (VAT IDs) im innergemeinschaftlichen Kontext. Er hilft zu bestätigen, ob eine VAT ID zum Prüfzeitpunkt als gültig gemeldet ist. VIES ersetzt keine Handelsregisterprüfung und liefert keine vollständigen Unternehmensdaten.
VIES wird von der Europäischen Kommission bereitgestellt und basiert auf den nationalen VAT-Daten der Mitgliedstaaten. Die rechtlichen Grundlagen liegen im EU-Mehrwertsteuersystem; national gelten ergänzend u. a. Regeln des UStG.
Für Prozesssicherheit ist die Dokumentation des Prüfergebnisses (Zeitpunkt, Ergebnis, ggf. Referenz) wichtiger als eine einmalige „Ja/Nein“-Abfrage.
Prüfen Sie VAT IDs im Rahmen von EU-B2B-Prozessen (z. B. vor Rechnungsstellung, vor Erstbelieferung, bei großen Auftragsvolumina).
Speichern Sie das Prüfergebnis (Datum/Uhrzeit, geprüfte Nummer, Ergebnis). Bei wiederkehrenden Geschäftspartnern ist eine periodische Prüfung sinnvoll.
Kombinieren Sie VIES mit Register- und Identitätsprüfungen, wenn es um Vertretung, Rechtsform oder Vertragsfähigkeit geht.
VIES ist das zentrale System der Europäischen Kommission zur Validierung von USt-IdNr in allen EU-Mitgliedstaaten. Es ist öffentlich zugänglich und erfordert keine Registrierung.
Das Bundeszentralamt für Steuern bietet ein eigenes Bestätigungsverfahren an, das speziell für deutsche Unternehmen konzipiert ist. Es unterscheidet zwischen einfacher und qualifizierter Bestätigung.
Die einfache Bestätigung prüft lediglich, ob eine USt-IdNr zum Zeitpunkt der Abfrage gültig ist. Sie erhalten als Antwort nur "Ja" (gültig) oder "Nein" (ungültig). Name und Anschrift werden nicht geprüft.
Geeignet für: Schnelle Routineprüfungen, erste Verifizierung bei neuen Kontakten, regelmäßige Überprüfung bestehender Partner.
Die qualifizierte Bestätigung ist das umfassendste Prüfverfahren. Sie prüft nicht nur die Gültigkeit der USt-IdNr, sondern gleicht auch den Firmennamen und die Anschrift mit den beim ausländischen Finanzamt hinterlegten Daten ab.
Mögliche Ergebnisse:
| Ergebnis | Bedeutung |
|---|---|
| A – Stimmt überein | Alle Angaben sind korrekt |
| B – Stimmt nicht überein | Name und/oder Adresse weichen ab |
| C – Nicht geprüft | Ausländische Verwaltung hat nicht geantwortet |
| D – Ungültig | USt-IdNr ist ungültig |
Die Prüfung einer USt-IdNr ist nur dann rechtswirksam, wenn sie dokumentiert und archiviert wird. Das Finanzamt kann bei Betriebsprüfungen Nachweise verlangen.
USt-IdNr-Prüfungen müssen entsprechend der steuerlichen Aufbewahrungsfristen mindestens 10 Jahre archiviert werden. Dies kann elektronisch oder in Papierform erfolgen.
Mögliche Ursachen: Tippfehler bei der Eingabe, USt-IdNr wurde widerrufen, Unternehmen hat Insolvenz angemeldet, technische Probleme beim Prüfsystem. Lösung: Nummer erneut prüfen, beim Geschäftspartner nachfragen, bei anhaltenden Problemen das BZSt kontaktieren.
Das VIES-System kann insbesondere während der Geschäftszeiten überlastet sein. Alternative: Nutzen Sie das BZSt-Bestätigungsverfahren oder versuchen Sie es zu anderen Uhrzeiten.
Bei Abweichungen bei der qualifizierten Bestätigung: Prüfen Sie, ob Schreibweisen übereinstimmen (Umlaute, Abkürzungen). Fragen Sie beim Geschäftspartner nach aktuellen Registerdaten.
