Offizielle Wege zur Validierung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern. Lernen Sie den Unterschied zwischen VIES, einfacher und qualifizierter Bestätigung.
Für die Validierung von USt-IdNr stehen drei offizielle Verfahren zur Verfügung. Jedes hat unterschiedliche Vor- und Nachteile sowie verschiedene Anwendungsbereiche.
VIES ist das zentrale System der Europäischen Kommission zur Validierung von USt-IdNr in allen EU-Mitgliedstaaten. Es ist öffentlich zugänglich und erfordert keine Registrierung.
Das Bundeszentralamt für Steuern bietet ein eigenes Bestätigungsverfahren an, das speziell für deutsche Unternehmen konzipiert ist. Es unterscheidet zwischen einfacher und qualifizierter Bestätigung.
Die einfache Bestätigung prüft lediglich, ob eine USt-IdNr zum Zeitpunkt der Abfrage gültig ist. Sie erhalten als Antwort nur "Ja" (gültig) oder "Nein" (ungültig). Name und Anschrift werden nicht geprüft.
Geeignet für: Schnelle Routineprüfungen, erste Verifizierung bei neuen Kontakten, regelmäßige Überprüfung bestehender Partner.
Die qualifizierte Bestätigung ist das umfassendste Prüfverfahren. Sie prüft nicht nur die Gültigkeit der USt-IdNr, sondern gleicht auch den Firmennamen und die Anschrift mit den beim ausländischen Finanzamt hinterlegten Daten ab.
Mögliche Ergebnisse:
| Ergebnis | Bedeutung |
|---|---|
| A – Stimmt überein | Alle Angaben sind korrekt |
| B – Stimmt nicht überein | Name und/oder Adresse weichen ab |
| C – Nicht geprüft | Ausländische Verwaltung hat nicht geantwortet |
| D – Ungültig | USt-IdNr ist ungültig |
Die Prüfung einer USt-IdNr ist nur dann rechtswirksam, wenn sie dokumentiert und archiviert wird. Das Finanzamt kann bei Betriebsprüfungen Nachweise verlangen.
USt-IdNr-Prüfungen müssen entsprechend der steuerlichen Aufbewahrungsfristen mindestens 10 Jahre archiviert werden. Dies kann elektronisch oder in Papierform erfolgen.
Mögliche Ursachen: Tippfehler bei der Eingabe, USt-IdNr wurde widerrufen, Unternehmen hat Insolvenz angemeldet, technische Probleme beim Prüfsystem. Lösung: Nummer erneut prüfen, beim Geschäftspartner nachfragen, bei anhaltenden Problemen das BZSt kontaktieren.
Das VIES-System kann insbesondere während der Geschäftszeiten überlastet sein. Alternative: Nutzen Sie das BZSt-Bestätigungsverfahren oder versuchen Sie es zu anderen Uhrzeiten.
Bei Abweichungen bei der qualifizierten Bestätigung: Prüfen Sie, ob Schreibweisen übereinstimmen (Umlaute, Abkürzungen). Fragen Sie beim Geschäftspartner nach aktuellen Registerdaten.
